Har du hørt om «spøkelsesmøter»?

Tenk deg en situasjon i en stor organisasjon med 500 ansatte og rundt 50 møterom. Ansatte bestiller ofte møterom via verktøy som Outlook, men hva skjer når en bestilt plass blir stående tom fordi ingen dukker opp? Dette fenomenet, kalt et «spøkelsesmøte», er en utbredt utfordring – og det skaper mer rot enn man skulle tro.

Spøkelsesmøter fører til en dominoeffekt på kontoret. Facility managers ser gjerne høye bookingtall og antar at rommene brukes effektivt. Men i realiteten er utnyttelsen ofte langt lavere, siden mange bestillinger ikke fører til at rommet faktisk blir brukt. Som resultat bruker ansatte tid på å lete etter ledige rom som tilsynelatende er opptatt, men som egentlig står tomme.

Bookingpaneler utenfor møterommene bidrar ofte til problemet. De viser rommet som «reservert», mens ansatte som sjekker kalenderen tror det er opptatt, uten å vite at rommet faktisk er ledig.

For å løse dette prøver noen bedrifter å legge til flere møterom eller mindre «huddle rooms» i håp om å gjøre det lettere å finne ledige rom. Andre har installert bookingpaneler som krever innsjekking for å beholde reservasjonen. Men å øke antall møterom eller legge til manuelle innsjekkinger er ikke alltid den mest effektive løsningen.

En smartere løsning for et mer bærekraftig kontor

I en tid der bærekraft står høyt på agendaen, er effektiv plassutnyttelse viktigere enn noen gang. Bygninger står for rundt 40 % av de globale CO2-utslippene, noe som gjør optimal bruk av kontorareal avgjørende. I stedet for å bygge flere rom kan en mer smart tilnærming til arealutnyttelse være fordelaktig både for miljøet og organisasjonen.

Tenk deg en alternativ løsning: å integrere en sanntids arbeidsplasstjeneste, som i myBLDNG appen, med avansert sensorteknologi. Ansatte kan enkelt sjekke tilgjengeligheten på seter og møterom i sanntid via mobil eller PC, uten å måtte interagere med paneler eller apper. Plattformens fleksibilitet gjør at den kan kobles til en rekke sensorer, som bevegelses-, IoT- og folk-tellingssensorer, eller sensorer som allerede finnes i eksisterende videokonferansesystemer.

Denne løsningen automatiserer romfrigjøring, slik at et rom som står ubrukt, automatisk kan frigis etter en bestemt tidsperiode – for eksempel etter 10, 20 eller 30 minutter. Det samme kan gjøres med reserverte arbeidsplasser, noe som sikrer optimal bruk av plassen.

Bedre brukeropplevelse og verdifulle innsikter

Brukeropplevelse er nøkkelen. Den beste teknologien bør være enkel å bruke og helst redusere eller eliminere manuelle trinn. Ved å kombinere sensorer med sanntidsprogramvare slipper brukerne å sjekke inn manuelt for å sikre seg et rom – alt skjer automatisk i bakgrunnen, slik at de kan fokusere på arbeidet.

Løsningen gir også ledelsen verdifull innsikt i hvordan kontorlokalene brukes. Man kan identifisere de travleste tidene, de mest populære romtypene og optimalisere plassen basert på faktiske data. Resultatet? Ansatte får en mer produktiv arbeidsdag med mindre tid brukt på å lete etter ledige rom, mens ledelsen får datadrevet grunnlag for å skape et mer effektivt og bærekraftig arbeidsmiljø.

Ønsker du å lære mer om hvordan disse løsningene kan være til nytte for din bedrift? Ta gjerne kontakt!