Har du hørt om «spøkelsesmøter»?

Tenk deg dette: Du har et viktig møte med kollegaer, men når du kommer til møterommet, står rommet tomt. Ingen er til stede, til tross for at det er reservert i kalenderen. Dette kalles et "spøkelsesmøter", og i store organisasjoner kan dette skape mer kaos enn man skulle tro.

I en bedrift med 500 ansatte og 50 møterom kan spøkelsesmøter ha store konsekvenser. Ansatte bruker tid på å lete etter ledige rom som tilsynelatende er opptatt. Samtidig tror ledelsen at rommene brukes effektivt fordi bookingstallene ser høye ut - et klassisk eksempel på at data kan være misvisende hvis den ikke er riktig analysert.

Dominoeffekten på kontoret

Spøkelsesmøter fører til en rekke ulike problemer. Det skaper lav utnyttelse av møterommene fordi rom blir stående tomme selv om de er markert som reservert. Tidstap og frustrasjon oppstår fordi ansatte bruker verdifull tid på å måtte lete etter rom. Spøkelsesmøter kan også fører til feile beslutninger. Fordi høye bookingtall kan få ledelsen til å tro at kontoret fungerer optimalt, selv om mye plass ikke brukes. 

Hvorfor tradisjonelle løsninger ikke alltid fungerer

Mange organisasjoner forsøker å løse problemet ved å  legge inn flere møterom eller små "huddle rooms". Eller installerer bookingpaneler som krever manuell innsjekk. Disse tiltakene hjelpers noen tilfeller, men har klare begrensninger. flere rom betyr høyere kostnader, og manuelle innsjekkinger kan bryte flyten i arbeidsdagen. Resultatet? Problemet med spøkelsesmøter vedvarer.

En smartere tilnærming

I stedet for å bygge flere rom kan man bruke sanntids arbeidsplasser kombinert med sensorteknologi. Dette vil gi deg:

•  Full oversikt over ledige rom og arbeidsplasser via mobil eller PC.
• Automatisk frigjøring av ubrukte rom etter en viss tidsperiode.
• Integrasjon med sensorer, som bevegelses-,  IoT- og person-tellingssensorer, smat eksisterende videokonferansesystemer.

Fordeler for ansatte og ledelse

En løsning som fungerer automatisk gir flere fordeler. Blant annet mer produktive arbeidsdager. Fordi mindre tid vil bli brukt på å lete etter rom og koordinerer møter. Du vil også få datadrhevet innsikt. Dette gjør at ledelsen kan analysere når de travleste tidene er, hvilke romtype som er mesta populære og ledelsen vil kunne analysere bruken av de forskjellige områdene. En optimalisering av dine kontorlokaler vil også være et resultat av våre produkter. Fordi du vil få en bedre plassutnyttelse som både sparer penger men også gir et mer fleksibelt kontor. Arbeidsmiljøet vil også bli optimalisert. Ansatte vil oppleve mindre stress rundt lokalet, og møter vil kunne gjennomføres uten frustrasjon. 

Bærekraft i fokus

Effektiv plassutnyttelse er ikke bare pratisk, men også bærekraftig. Bygninger står for rundt 40% av globale CO2-utslipp, og smartere bruk av kontorarealer kan bidra til å redusere klimaavtrykket. Smarte kontorer betyr både lavere kostnader og et grønnere fotavtrykk for din bedrift. 

Historien bak tallene

Tenk på et kontor med 50 møterom. Selv om 80% av rommene er booket hver dag, viser undersøkelser at opp mot 30% aldri brukes som planlagt. Tallet kan virke ubetydelig, men multiplisert med ansatte som leter etter alternative rom, betyr det mange tapte arbeidstimer hver uke. Smarte løsninger kan drastisk redusere dette problemet - nesten som å gi kontoret en superkraft.

Spøkelsesmøter er en skjult, men reell utfordring. Med sanntids arbeidsplasstjenester og sensorteknologi kan både de ansatte og ledelsen få mer effektive, produktive og bærekraftige arbeidsdager.

Ønsker du å lære om hvordan din organisasjon kan dra nytte av slike løsninger? Ta kontakt - og gjør kontoret smartere.