Hva er egentlig Workplace Analytics (WPA) og hvorfor bruker mange store bedrifter det?

Er du sikker på at du har riktig størrelse og utforming av kontorene dine? Klager de ansatte på at det aldri finnes ledige stillerom, at det er for få møterom eller at det er vanskelig å finne en ledig plass for å sitte å jobbe? Da er nok ikke kontormiljøet ditt fullstendig tilpasset dine ansattes ønsker og behov.

I dag jobber nemlig de fleste av oss på en annen måte enn tidligere, og kontoret er i stadig større grad en destinasjon for å møte kollegaer og samhandle i prosjekter. Etter koronaepidemien, renteoppgang og stigende eiendomspriser har arbeidstakere tilpasset seg nye måter å jobbe på. Begreper som fjern- og hybrid-arbeid, stillerom og fokussoner har fått en helt ny betydning i vår jobbhverdag.

WPA (eller arbeidsplassanalyse på godt norsk) hjelper bedrifter med å administrere arbeidsplassen på en mer strategisk måte, slik at man kan tilrettelegge for ulike arbeidsstiler og bruke kontorlokalene mer effektivt.

I denne artikkelen skal vi se nærmere på hva WPA er, og hvorfor flere og flere bedrifter bruker det.

Hva er Workplace Analytics (WPA)?

WPA (eller arbeidsplassanalyse) er et datadrevet analyseverktøy som kan brukes i arbeidet for å optimere arbeidsplassen og sørge for at man utnytter lokalene riktig. Dette omfatter blant annet innhenting, analysering og tolkning av ulike data, slik at man får innsikt i hvordan arbeidsplassen faktisk brukes.

Data kan hentes fra BMS-anlegg (eller SD-anlegg på norsk), annet utstyr som finnes i bygget som for eksempelvideokonferanseutstyr eller lysarmaturer med åpne API’er, eller fra dedikerte sensorer for tilstedeværelse og persontelling. Data strømmes fra disse forskjellige datakildene til en software for analyse og presentasjon av data i sanntid. Ved å bruke WPA vil man forbedre beslutningsgrunnlaget sitt, og kan derved redusere kostnader, øke produktiviteten og generelt tilrettelegge bedre for de ansattes trivsel og effektivitet.

Når bedriften forstår hvordan de ansatte faktisk bruker kontorlokalene, kan man ta beslutninger som reduserer kostnader til leie, energi, renhold og vedlikehold, og som samtidig øker produktiviteten og forbedrer de ansattes trivsel og effektivitet.

WPA i praksis

Se for deg dette scenarioet: Et kontorbygg har 10 møterom som alltid bookes opp. Men hva om kun 7 av dem faktisk brukes i reservasjonstiden, mens 3 står tomme (selv om de er booket)? Dette fenomenet kalles “ghost meetings” og viser til at kontorlokalene ikke benyttes slik som man tror. Slike «ghost meetings» kan automatisk kanselleres etter en gitt tid, slik at ressursene frigis for andre ansatte.

Bruken av WPA kan også avdekke hvor mange som faktisk bruker et stort møterom. Våre erfaringer tilsier at gjennomsnittet for brukere av store møterom er mindre enn 3 personer. Hvor mange store møterom trenger man egentlig, og burde man erstatte noen store møterom med flere mindre møterom eller stillerom?

Et annet eksempel kan være: Hva om de ansatte ikke bruker møterommene i det hele tatt, men heller foretrekker å jobbe i fellesområdene? Dette betyr at møterommene bare tar opp plass og er en unødvendig kostnad, eller at plassen kunne vært brukt til noe annet.

Bruk WPA for å løse arbeidsplassutfordringer

Ved å bruke data som viser hvordan bygget brukes kan man få svar på viktige spørsmål:

• På hvilke dager er flest ansatte på kontoret?
• Hvor foretrekker de ansatte å jobbe?
• Hva er utnyttelsesgraden for forskjellige soner / etasjer / bygg?
• Hvilke rom og arbeidsplasser står tomme, og hvor lenge hver dag?
• Er det noen arealer som er overfylte?
• Trenger vi virkelig så mange møterom, eller kan vi omfordele plassen?
• Har vi nok plass, eller kanskje for mye?

Svarene varierer naturligvis fra organisasjon til organisasjon. Noen velger å flytte til mindre lokaler for å spare kostnader, mens andre omstrukturerer kontoret for å bedre tilrettelegge for ansattes behov.

Hvorfor store bedrifter satser på WPA

Opprinnelig ble WPA brukt for å måle oppmøte blant ansatte, men det har etter hvert utviklet seg til å bli en effektiv metode for analyse av arbeidsplasser. Ved bruk av AI og maskinlæring kan WPA ikke bare analysere dagens bruksmønstre, men også forutsi fremtidige behov.

I Norge viser en undersøkelse for perioden 2022 – 2023 at maksimal utnyttelsesgrad i kontorlokalene omfattet av undersøkelsen kun var på 47%, noe som betyr unødvendig høye kostnader til kontorleie for disse bedriftene.

Ved å forstå brukermønstrene kan man som bedrift unngå for store kontorlokaler og derved redusere kostnader til leie, strøm og drift. Flere av BLDNG.ai sine kunder som DNB, Telenor og Bane NOR rapporterer om betydelige innsparinger som er gjort mulig ved hjelp av den innsikten WPA har gitt disse selskapene.

WPA handler altså om å kunne ta beslutninger basert på reelle data og det behovet man faktisk har, fremfor behovet man tror man har.

Integrasjon mot eksisterende datakilder

Store virksomheter har ofte tusenvis av ansatte. Uten innsikt basert på data er det tilnærmet umulig å ta gode beslutninger. WPA-løsninger, som arbeidsplassanalyse fra BLDNG, kan også integrere data fra BMS-anlegg, videokonferanseutstyr, adgangskontroller og annet utstyr med åpne API’er. Dette åpner for gjenbruk av datakildene og utstyr som allerede finnes i bygget, og WPA installasjoner kan da gjennomføres med vesentlig lavere kostnader i forhold til en tilsvarende installasjon med kun nye, dedikerte sensorer.

Integrasjoner med digitale verktøy som Microsoft Teams og Microsoft Spaces gjør det mulig å booke ressurser og sammenligne booking av rom med måling av fysisk tilstedeværelse i WPA løsningen.

Presentasjon av data

En god WPA-programvare tilbyr intuitive dashbord, og reduserer avhengigheten av menneskelig intuisjon og utdatert informasjon. Det bør finnes en enkel oversiktsside som kan konfigureres av brukeren, slik at viktig informasjon er lett tilgjengelig. Det kan se slik ut:

Mange løsninger har “heat-maps” for visualisering av hvor mye et møterom, stillerom, telefonkiosker eller kantiner og treningsrom brukes i løpet av arbeidsdagen.

Andre grafer kan vise persontelling i forskjellige områder og i forskjellige tidsperioder:

Bedre arbeidsmiljø

Alle bedrifter ønsker å tilrettelegge for engasjerte og fornøyde ansatte. WPA samler ikke bare data om fysisk plassbruk, men også om de ansattes preferanser på arbeidsplassen. Dette bidrar til å forstå hvordan arbeidsområdene bør tilpasses for å øke trivsel og produktivitet blant de ansatte.

Her er noen eksempler på hvordan virksomheter kan bruke innsikten fra WPA-verktøy:

• Tilpasse forholdet mellom antallet møterom og de ansattes faktiske behov for møterom
• Tilby kontorplasser som støtter ulike behov blant de ansatte
• La ansatte sjekke romtilgjengelighet og ledige arbeidsstasjoner i sanntid på info-tavler
• Sikre at populære samarbeidsområder er tilgjengelige (eller utvides for å romme flere personer)

Bedrifter som bruker WPA har et betydelig konkurransefortrinn. De er bedre rustet til å tilpasse seg endringer, beholde ansatte, forbedre arbeidsflyten og bryte ned organisatoriske siloer for å skape et mer samarbeidsorientert arbeidsmiljø. I tøffe bransjer kan denne strategiske fordelen skille klinten fra hveten og utgjøre forskjellen på å lede eller tape.

Hva bør du se etter i en WPA-løsning?

Ikke alle WPA-løsninger er like. Selv om mange leverandører markedsfører lignende funksjoner, varierer brukervennlighet og funksjonalitet betydelig fra leverandør til leverandør.

Her er noen viktige funksjoner å se etter når du skal velge en WPA-løsning:

• Sømløs dataflyt og sanntidssynkronisering mellom datakilder og programvare
• Intuitive dashbord og visuelle verktøy for rask beslutningstaking
• Skalerbare løsninger som kan håndtere store mengder data og støtte mange ansatte på tvers av lokasjoner
• Sterk datasikkerhet som beskytter sensitiv informasjon og er i samsvar med GDPR-regler
• Mulighet for tilpasning av dashbord og rapporter for å dekke bedriftens unike behov
• Cloud-basert database for skalerbarhet, tilgjengelighet og enkelt vedlikehold

Fremtiden for optimalisering av arbeidsplassen

Akkurat som all annen teknologi er WPA-løsninger stadig i utvikling. Så hva kan vi forvente av fremtiden for arbeidsplassoptimalisering og analyse?

Vi har allerede sett hvordan AI og automatisering har forandret arbeidslivet. Fremtidige løsninger vil bruke disse teknologiene for å gi enda mer presise prediksjoner om plassbehov og mest sannsynlig automatisere beslutningsprosesser.

Digital tvilling-teknologi (en virtuell simulering av den fysiske arbeidsplassen) vil gjøre det mulig for bedrifter å teste ulike løsninger og kontoroppsett før de implementeres i virkeligheten.

Neste generasjons WPA vil bli stadig bedre integrert med IoT og andre datakilder og vil kunne omfatte for eksempel sensorer som justerer belysning, ventilasjon og varme basert på antall personer i rommet og naturlige lysforhold. Dette vil bidra et optimalt arbeidsmiljø, reduserer stress og øke både trivsel og produktivitet.

I tiden fremover vil man kunne forvente en helhetlig tilnærming til arbeidsplassanalyse som kombinerer økonomiske, driftsmessige, miljømessige og kundeorienterte data, ved å integrere WPA med BI-verktøy. Dette vil kunne gi bedrifter en 360-graders forståelse av virksomheten, slik at de kan ta riktige og bærekraftige beslutninger for vekst og lønnsomhet. For mange vil dette også kunne kobles direkte til bedriftens bærekraftsmål ved at lavere energiforbruk også betyr lavere CO₂ utslipp.

Konklusjon

WPA har gått fra å være en «nice-to-have»-løsning til å bli en «must-have» strategisk løsning for moderne virksomheter. Mange store selskaper bruker WPA med samme selvfølgelighet som andre virksomhetskritiske løsninger for å øke produktivitet og lønnsomhet, samtidig som de ansattes trivsel og effektivitet er i fokus.

I de seneste årene er løsningene blitt mer effektive samtidig som gjenbruk av eksisterende datakilder er blitt mer vanlig. Dette muliggjør bedre, men allikevel billigere WPA installasjoner enn det man hadde for noen år siden.

BLDNG.hub er en robust og skalerbar dataplattform som blant annet tilbyr komplett WPA funksjonalitet med analyse- og optimaliserings-verktøy for arbeidsplassen. Den gir deg en helhetlig oversikt over hvordan organisasjonen fungerer i dag, og hva du vil trenge i fremtiden.

Den beste tiden for å implementere WPA var i går, men den nest beste tiden er i dag.

BLDNG.ai analyserer dine data og hjelper deg med å optimalisere arbeidsplassen din

Sliter dere med overfylte rom eller områder som ikke utnyttes til sitt fulle potensial? Betaler dere for arealer dere strengt tatt ikke bruker? BLDNG.hub gir dere den nødvendige innsikten for hvordan dere kan få arbeidsplassen til å fungere enda bedre.

Hvis du er klar for å skape den beste arbeidsplassen for dine ansatte, kan du bestille en uforpliktende demo med oss i dag og se hvordan vi kan hjelpe deg med markedets ledende løsning for WPA.