Hot desking har blitt en utbredt løsning for moderne kontorer. Når ansatte ikke lenger har faste plasser, men heller velger arbeidsstasjon basert på dagens behov, gir det rom for bedre plassutnyttelse, økt trivsel, samhandling og en mer dynamisk arbeidshverdag. Det kan være å sitte ved en pult på mandag, et møterom dagen etter, og kanskje i en stillesone resten av uken.
For mange virksomheter er dette et helt naturlig utfall som følge av en mer fleksibel arbeidshverdag, der hybridmodellen har blitt den nye normalen. Når man ikke lenger er fysisk til stede hver dag, er det både økonomisk nyttig og praktisk å tenke nytt om kontorplassen.
Hot desking handler likevel ikke bare om å frigjøre kvadratmeter. Det handler om å skape et arbeidsmiljø som tilpasser seg menneskene, heller enn å tvinge menneskene til å tilpasse seg lokalet. Gjør man dette riktig, ser man på en viktig brikke i fremtidens kontorløsning.
Det er langt fra tilfeldig at flere og flere bedrifter går over fra faste kontorplasser til hot desking. Her handler det nemlig om å adressere reelle behov, som at kontoret kanskje står halvfullt flere dager i uken og at arbeidskapasiteten kan variere. Ikke minst er det både dyrt og unødvendig å betale for ubrukte kvadratmeter.
Hot desking hjelper til med å redusere overflødig areal uten at det trenger å gå på bekostning av kapasitet, effektivitet eller den totale kontoropplevelsen.
Tvert imot peker rapporten Arbeidsplass for fremtiden 2025 fra Entra og Epicenter på at denne typen fleksibilitet oppleves som svært positivt hos de ansatte. Folk som har fleksible og aktivitetsbaserte kontorer rapporterer nemlig om høyere trivsel, sterkere tilhørighet og en bedre “work-life balance”.
Et fleksibelt kontor gir også mer bevegelse og variasjon i hverdagen. I stedet for at pultene står tomme mens ansatte er på hjemmekontor, i møter eller på reisefot, tilpasses arealene etter faktisk bruk. Når arbeidsmiljøet formes rundt aktivitet og behov – snarere enn rundt faste rutiner – blir kontoret et verktøy for produktivitet, ikke bare et fysisk sted å møte opp.
Samtidig har det positive effekter for samspill og kultur. Når man ikke alltid sitter med de samme menneskene, øker sjansen for uformelle samtaler, spontane idéutvekslinger og nye samarbeid. I kunnskapsintensive miljøer kan dette ha direkte verdi for innovasjon og tverrfaglig utvikling.
Ifølge den samme rapporten oppgir 65 % av ansatte at det sosiale fellesskapet er hovedgrunnen til å møte fysisk på jobb.
Her kan hot desking være en direkte støttende faktor, så lenge det implementeres riktig.
Selv om hot desking kan virke nokså enkelt på papiret, krever det en strukturert tilnærming for å lykkes i praksis. Uten gode verktøy og klare retningslinjer kan man ende opp med furstrasjon og forvirring i stedet for fleksibilitet. Hvor er det ledig? Hvor sitter kollegaene? Finnes et dedikert rom for fokus og konsentrasjon?
Derfor må hot desking støttes både fysisk og digitalt. Det vil si at man behøver å tilby soner tilpasset ulike arbeidsformer, ha gode bookingløsninger og ikke minst gjøre informasjon lett tilgjengelig.
Samtidig må man ha innsikt i hvordan kontoret faktisk brukes – hvilke områder som er populære, når belastningen er størst, og hvor det er potensiale for bedre flyt.
Les mer om hva en arbeidsplassanalyse kan hjelpe med her!
Verktøy, som de vi tilbyr i BLDNG, spiller en avgjørende rolle i dette. Vår plattform kan gi sanntidsdata på hvordan kontoret brukes, hvilke soner som har ledig kapasitet, og hvor ansatte sitter. Det gir trygghet for de ansatte og viktig innsikt for ledelsen. Samtidig forenkles både drift og vedlikehold – fordi man vet hvor trykket er størst og hvilke områder som kan skaleres ned.
Fremtiden for hot desking handler ikke bare om plass – men om opplevelsen av arbeidsplassen. Vi ser en økende forventning om at kontoret skal støtte samarbeid mellom mennesker, samt legge til rette for både fokus og trivsel. Derfor vil teknologi spille en stadig større rolle, med AI og prediktiv analyse som gir enda bedre flyt og personalisering. Samtidig vil verdier som helse, tilhørighet og autonomi bli enda viktigere å ta i betraktning når et kontor utformes.
I følge rapporten fra Entra og Epicenter rapporterer ansatte i fleksible kontormiljøer om lavere sykefravær og et høyere generelt engasjement. Når folk får jobbe på en måte som passer dem, gir det ringvirkninger for både trivsel, prestasjon og lojalitet.
Hot desking er altså ikke bare en trend, men et konkret svar på hvordan vi jobber nå og hvordan vi vil jobbe fremover. Men for at det skal fungere, må det gjøres riktig. Hos BLDNG hjelper vi deg med å forstå kontor og ansatte i sanntid. Våre løsninger gir innsikt, struktur og fleksibilitet, og legger til rette for bedre bruk av både areal og menneskelige ressurser.
Vil du vite mer om hvordan hot desking kan fungere hos dere? Ta kontakt her!