Å flytte til nye kontorlokaler er en av de største beslutningene en virksomhet tar. For mange handler prosessen om beliggenhet, pris og antall kvadratmeter. Men i dagens arbeidsliv er det minst like viktig å forstå hvordan arbeidsplassen faktisk brukes.

Hybrid arbeid, fleksible arbeidsformer og økende kostnader gjør at mange virksomheter sitter med en utfordring: De vet hva de betaler for arealet sitt, men ikke hvordan det brukes.

Før du signerer en ny leiekontrakt, bør du derfor stille noen viktige spørsmål.

1. Hvor mye plass trenger dere egentlig?

Mange virksomheter baserer fortsatt arealbehovet på antall ansatte. Men etter pandemien har arbeidsmønstrene endret seg betydelig. Noen dager er kontoret fullt. Andre dager står store deler av lokalene tomme. Derfor er det viktig å kartlegge faktisk bruk før man bestemmer størrelse på nye lokaler. Ved å analysere data om totalt areal, møterom og arbeidsstasjoner kan virksomheter få et realistisk bilde av behovet sitt. Ofte viser det seg at man kan redusere arealet uten at det går utover arbeidsmiljø eller produktivitet.

2. Hvordan jobber medarbeiderne i praksis?

Det er stor forskjell på hvordan ulike organisasjoner bruker kontoret. Noen er avhengige av samarbeidssoner og prosjektrom. Andre trenger stillesoner for konsentrasjonsarbeid eller flere møterom til digitale møter. Et nytt kontor bør ikke bare være tilpasset dagens behov, men også arbeidsformene virksomheten ønsker å utvikle i fremtiden. Derfor bør beslutninger baseres på innsikt fremfor antakelser.

3. Tenk fleksibilitet fra dag en

Arbeidslivet endrer seg raskere enn før. Virksomheter vokser, omorganiserer seg og tilpasser seg nye arbeidsformer. Kontorlokalene må kunne gjøre det samme.

Når dere vurderer nye lokaler, bør dere se etter:

• Fleksible soner som kan endres ved behov
• Muligheter for skalering opp eller ned
• Teknologi som støtter hybride arbeidsformer
• Løsninger som gir innsikt i faktisk bruk
• Bruk av soner, møterom, stillerom og arbeidsplasser
• Kapasitetsbehov over tid

Jo mer fleksibelt kontoret er, desto enklere blir det å tilpasse seg fremtidige behov.

4. Ikke undervurder kostnadene ved feil arealbruk

Kontorareal er ofte en av virksomhetens største kostnadsposter. Likevel oppdager mange først etter innflytting at deler av lokalene brukes lite, møterom står tomme eller at arbeidsplassene ikke fungerer slik de var tenkt.Datadrevet innsikt kan avdekke slike utfordringer tidlig og gi grunnlag for bedre beslutninger før kontrakten signeres. Det handler ikke bare om å spare penger, men om å investere riktig.

5. Bruk data som beslutningsgrunnlag

Tradisjonelt har valg av kontorlokaler vært basert på erfaring, magefølelse og manuelle observasjoner. I dag finnes det teknologi som gir et langt mer presist bilde av hvordan bygg og arbeidsplasser faktisk brukes.

Gjennom sensorer, arbeidsplassanalyse og sanntidsdata kan virksomheter forstå:

• Bruk av soner, møterom, stillerom og arbeidsplasser
• Kapasitetsbehov over tid

Med riktig innsikt blir det enklere å velge lokaler som støtter både virksomhetens mål, medarbeidernes behov og fremtidig vekst.

Fremtidens kontor handler om innsikt

Å velge nye kontorlokaler handler ikke lenger bare om kvadratmeter og adresse. Virksomheter som lykkes best, er de som baserer beslutningene på fakta fremfor antakelser. Når man forstår hvordan arbeidsplassen faktisk brukes, blir det enklere å redusere kostnader, skape bedre arbeidsmiljø og utnytte arealene smartere.

Vi i BLDNG hjelper virksomheter med å forstå hvordan arbeidsplassen brukes i praksis gjennom sensorteknologi, workplace analytics og datadrevet arealoptimalisering. Slik blir beslutninger om nye kontorlokaler basert på innsikt, ikke antakelser.