Fordeler og ulemper ved åpent  kontorlandskap

Arbeidslivet er i konstant endring. Særlig etter at manges arbeidshverdag ble snudd på hodet under pandemien, har diskusjonen rundt kontorlokaler vært mer relevant enn noen gang. Skal man gå for en office first-løsning eller fleksibilitet rundt hjemmekontor? Trenger de ansatte lukkede kontorer, et åpent landskap, eller kanskje en hybridløsning? Valget av kontorlokaler påvirker tross alt både produktivitet og trivsel, men også bedriftens bunnlinje og bærekraftsprofil.

Åpne kontorlandskap, som har dominert kontorarkitektur i flere tiår, har lenge blitt hyllet for å fremme samarbeid og redusere kostnader. Men som de fleste ledere kanskje har fått erfare, er det ikke nødvendigvis en universalløsning.

La oss se nærmere på fordelene og ulempene ved denne populære løsningen, og hvordan smart teknologi kan bidra til å finne den riktige balansen.

Fordelene ved åpent kontorlandskap

Et av de største argumentene for åpne kontorlandskap er at de fremmer kommunikasjon og samhandling. Når veggene fjernes, blir det enklere å stille et raskt spørsmål til en kollega, møter kan planlegges spontant og kunnskapsdelingen får en organisk flyt.

Kunnskapsdeling & inkludering

I en studie fra NTNU svarer 58% av respondentene at de var mer fornøyde med åpent kontorlandskap når det kom til deling av kunnskap og erfaringer. Hele 66% fant at samarbeid innad i en avdeling ble "bedre" eller "mye bedre" i det åpne landskapet. Studien underbygger altså at åpent kontorlandskap bidrar til en mer dynamisk og transparent arbeidskultur.

Videre viser NTNU-studien at den åpne utformingen gjør det lettere for uerfarne ansatte å lære av mer erfarne kolleger. Et av intervjuobjektene uttalte at det er enklere å "bare ytre et spørsmål ut i rommet og få et svar." Denne typen overhøring og umiddelbar tilgang til kompetanse kan være svært verdifull for bedrifter som står overfor utfordringer med kunnskapshull mellom nyansatte og mer erfarne ansatte.

Arealeffiktivitet

I tillegg gir åpne kontorlandskap en betydelig arealeffektivitet. Mindre plass per ansatt betyr også lavere leie- og driftskostnader. Slik effektivitet er ikke bare en økonomisk fordel, men også et viktig skritt mot en mer bærekraftig drift.

Ulempene ved åpent kontorlandskap

Konsentrasjon og støy

Til tross for de mange fordelene, er det noen utfordringer med åpne kontorlandskap. Støy er en av de største. Konstant prat, telefoner som ringer, og lyder fra kaffemaskinen kan gjøre det vanskelig å konsentrere seg om komplekse oppgaver. NTNU-studien fant nemlig at 65% av de ansatte opplevde det som vanskelig å utføre arbeid som krevde konsentrasjon og ro. Dette stemmer overens med en SSB-undersøkelse som viste at mange ansatte foretrekker cellekontorer nettopp for å få tilstrekkelig med konsentrasjon.

Mindre privatliv

Mangelen på privatliv kan også være en betydelig ulempe. Mange opplever en følelse av å være «på utstilling», som kan gi ekstra stress og redusert trivsel. Ansatte som har behov for ro for å tenke, kan føle seg tvunget til å finne alternative arbeidsplasser, som for eksempel hjemmekontoret, noe som igjen kan føre til en underutnyttelse av kontoret.

Dårlig vedlikehold av stillesoner

Videre viste NTNU-studien at selv om kontorlandskapene hadde små rom for konsentrasjonsarbeid, ble disse sjelden brukt. Årsakene var ofte dårlig miljø, ubeleilig plassering eller mangel på nødvendig teknisk utstyr. Dette beviser at en god kontorløsning krever mer enn bare å slå ned veggene; den må også støtte opp om ulike arbeidsbehov.

Nøkkeltall på Nordmenns kontor-preferanser

Åpne kontorlokaler har blitt en standard i de aller fleste bransjer, men slik har det ikke alltid vært. I 2013 publiserte nemlig SSB en undersøkelse i forbindelse med flytting av kontorlokaler for alle ansatte i administrasjonsavdelingen i Oslo.

• Sterk preferanse for cellekontorer: Hele 87 % av de ansatte i undersøkelsen foretrakk cellekontorer fremfor andre kontorløsninger.
  
  
• Kommunikasjon: 95 % at de kunne kommunisere effektivt i de daværende kontorlokalene, som var cellekontorer.
  
  
• Kunnskapsdeling: Kun 27 % av de ansatte mente at lukkede kontorer begrenser deling av kunnskap.
  
  
• Kjønnsforskjeller: Flere kvinner enn menn mente at åpne kontorlandskap oppfordrer til kommunikasjon.

Snu ulempene til fordeler med smart teknologi

Så, hvordan kan man maksimere fordelene og minimere ulempene ved åpne kontorlandskap? Svaret ligger i smartere bruk av data og teknologi. Hos BLDNG har vi spesialisert oss på å transformere kontorer til smarte og effektive arbeidsplasser. Våre løsninger henter sanntidsdata fra sensorer og systemer i bygget, som gir deg den nødvendige innsikten til å kunne skreddersy lokalene etter faktiske behov og faktisk bruk.

BLDNGs løsninger for et optimalisert kontor

Med våre løsninger kan du få brukerdata på møterom, arbeidsstasjoner og fellesarealer. Dette viser deg hvor og når kontoret faktisk blir brukt. Kanskje er det et overskudd av arbeidsplasser i den ene enden av kontoret, mens det er konstant fullt i den andre? Med denne innsikten kan du optimalisere arealbruken, noe som gir direkte kostnadsbesparelser i form av mindre energisløsing og smartere vedlikehold.

Studien fra NTNU peker dessuten på at det er store avvik mellom hvordan folk tror de tilbringer dagen på kontoret og hvordan de faktisk gjør det. Ansatte tror ofte de jobber mer alene foran en skjerm enn det de faktisk gjør. Ved å bruke data fra BLDNG kan du som leder få et objektivt bilde av hvordan arbeidsplassen brukes, noe som gir et bedre grunnlag for beslutninger om optimalisering og forbedring.

Konklusjon: Fremtidens kontor er et smart kontor

Valget mellom et åpent landskap og cellekontorer er ikke lenger en enten-eller-diskusjon. Ved å implementere smart teknologi, kan ulempene ved åpne kontorlandskap minimeres, samtidig som fordelene maksimeres. Et smart kontorlandskap tilpasser seg de ansattes behov, gir ledelsen verdifull innsikt, og bidrar til en mer bærekraftig drift for både bedriften og gårdeieren.

Er ditt kontor rustet for fremtiden? Book et møte med oss!