4 MIN LESETID
Free seating på kontoret
De siste årene har mange virksomheter valgt å gå bort fra tradisjonelle faste plasser på kontoret, og i stedet innført såkalt free seating eller aktivitetsbasert arbeidsplass-løsning. Dette innebærer at ansatte ikke har en fast pult, men kan velge hvor de vil sitte fra dag til dag, avhengig av oppgaver, behov og preferanser. Ordningen er særlig utbredt i kunnskapsintensive bransjer, men blir stadig mer vanlig på tvers av sektorer. Diskusjonen om hvorvidt free seating fungerer godt, er omfattende, men det finnes en rekke fordeler som gjør at stadig flere organisasjoner ser på denne løsningen som både effektiv og fremtidsrettet.
Økt fleksibilitet og tilpasning til arbeidsoppgaver
En av de største fordelene med free seating er at det gir ansatte større fleksibilitet. I stedet for å være bundet til en pult kan medarbeidere velge plass ut fra hvilken type arbeid de skal utføre. For eksempel kan en som trenger konsentrasjon velge et stilleområde, mens en som skal samarbeide med kollegaer kan sette seg i en mer åpen del av kontoret. På denne måten legger ordningen til rette for et mer aktivitetsbasert arbeidsmønster, der fysisk miljø kan tilpasses den enkelte oppgaven. Dette kan bidra til bedre produktivitet og økt trivsel.
Bedre samhandling og kommunikasjon
Free seating kan også styrke samarbeidet på arbeidsplassen. Når ansatte ikke sitter på samme plass hver dag, blir de mer eksponert for ulike kollegaer og team. Dette kan bryte ned siloer, fremme kunnskapsdeling og øke forståelsen på tvers av avdelinger. Mange virksomheter opplever at ordningen bidrar til en mer åpen og inkluderende kultur, fordi ansatte naturlig får flere kontaktpunkter i løpet av arbeidsuken. På sikt kan dette gi økt innovasjon og bedre problemløsning, ettersom man får tilgang til ulike perspektiver og erfaringer.
Effektiv arealbruk og kostnadsbesparelser
En mer praktisk, men svært viktig fordel er at free seating gjør det mulig å utnytte kontorarealet mer effektivt. I mange virksomheter er ikke alle ansatte til stede samtidig, blant annet på grunn av hjemmekontor, møter ute hos kunder eller reisevirksomhet. Faste plasser kan da føre til store mengder ubrukt areal. Med free seating kan arbeidsplassene dimensjoneres etter faktisk behov, noe som ofte gjør at man kan redusere kontorarealet betraktelig. For bedrifter kan dette gi store besparelser i husleie, strøm, renhold og vedlikehold.
Her spiller tjenester som vi i BLDNG leverer en avgjørende rolle. Vi tilbyr sensorer som måler faktisk bruk av arealer over tid. Om din bedrift vurderer å innføre free seating eller bytte til nye lokaler, leverer vi sensorer som gir pålitelige data om hvordan kontorplassen benyttes i dag. Dette gjør det mulig å identifisere ubrukt eller underutnyttet areal, som kan føre til betraktelige besparelser av leieutgifter i deres nåværende lokaler. Her kan utfallet bli at dere kan si opp deler av lokalet eller leie det ut til andre bedrifter. Kunnskapen kan også benyttes dersom dere skal bytte lokaler, ved å redusere antall kvadratmeter man leier i neste leieavtale. Resultatet er betydelige kostnadsbesparelser, samtidig som arbeidsplassen blir mer tilpasset den faktiske bruken.
Støtter hybride arbeidsformer
Etter pandemien har mange virksomheter innført mer fleksible ordninger, der ansatte kombinerer kontor og hjemmekontor. Free seating passer godt inn i denne nye virkeligheten. Når ikke alle er på kontoret hver dag, er det lite hensiktsmessig å reservere faste plasser. En fleksibel ordning gjør at kontoret tilpasses de reelle behovene som oppstår.
Ved å bruke våre tjenester får virksomheten din dokumentert hvor ofte ulike soner og områder faktisk er i bruk. Dette gir grunnlag for å tilpasse kontorløsningen til en hybrid hverdag, og unngå å betale for kvadratmeter som i praksis står tomme.
Økt dynamikk og endringsvillighet
Et kontor med free seating signaliserer en kultur der man er åpen for forandring og nye måter å arbeide på. Når medarbeidere venner seg til å være mer mobile, kan dette også bidra til større tilpasningsdyktighet i møte med endrede rammebetingelser og arbeidsformer. Ordningen kan dermed ses som et virkemiddel for å fremme en moderne, dynamisk arbeidskultur. For mange unge arbeidstakere, som ofte setter pris på fleksibilitet og variasjon, kan dette også være et konkurransefortrinn i kampen om talentene.
Her kan BLDNG bidra med kontinuerlige målinger av arealbruk, slik at bedrifter hele tiden kan justere og forbedre kontorstrategien sin. Dette gir et mer dynamisk og fremtidsrettet kontormiljø.
Bedre ergonomiske løsninger
Når kontoret innrettes med tanke på free seating, legges det gjerne til rette for fleksible og moderne arbeidsplasser. Dette kan innebære justerbare pulter, bedre stoler og variert møblering. I stedet for at hver enkelt selv må sørge for tilpasning av en fast arbeidsplass, skapes det felles løsninger som alle kan dra nytte av. I praksis kan dette bidra til bedre ergonomi og redusert risiko for belastningsskader, fordi medarbeidere får mulighet til å variere mer i løpet av arbeidsdagen.
Mulighet for kulturbygging og fellesskap
Til slutt kan free seating bidra til å bygge fellesskap og en sterkere organisasjonskultur. Når ansatte ikke låses til en fast pult, men oppmuntres til å bevege seg rundt og sitte sammen med ulike kollegaer, skapes en følelse av større tilgjengelighet og åpenhet. Dette kan gi en positiv effekt på arbeidsmiljøet, fordi det reduserer avstanden mellom ansatte og ledelse, og fremmer en følelse av likhet og inkludering.
Veien videre
Free seating er ikke en løsning uten utfordringer, og det krever god planlegging, tydelige retningslinjer og en bevisst organisasjonskultur for å fungere optimalt. Likevel er fordelene betydelige: ordningen gir fleksibilitet, fremmer samarbeid, reduserer kostnader og tilrettelegger for hybride arbeidsformer.
Ved å kombinere free seating med faktabaserte målinger fra våre sensorer, kan virksomheter skape en arbeidsplass som både er effektiv og kostnadsbesparende. Sensorene gir verdifull innsikt i hvordan kontorlokaler faktisk brukes, og sørger for at bedrifter kan ta datadrevne beslutninger om fremtidig arealbruk. Dermed blir free seating ikke bare en trend, men en strategisk løsning som gjør arbeidsplassen mer lønnsom og bærekraftig.
Er dette noe for deg og din bedrift? Ta kontakt og vi hjelper deg!