Mange virksomheter ønsker å reduserer kontorarealet for å kutte kostnader og utnytte lokalene bedre. Men før arealet reduseres, må man vite hvor mye kapasitet virksomheten faktisk trenger. Et kontor som ser romslig ut på en vanlig dag, kan raskt bli fullt når mange ansatte møter samtidig.
Gjennomsnittlig bruk forteller ikke hele historien
Et kontor kan ha mange ledige plasser gjennom store deler av uken, samtidig som kapasiteten er presset enkelte dager og tidspunkter. Derfor er det ikke nok å se på gjennomsnittlig belegg. Man må også undersøke
Mindre areal kan kreve nye arbeidsmønstre
Når antall arbeidsplasser reduseres, kan ikke nødvendigvis alle fortsette å bruke kontoret på samme måte som før. Virksomheten må vurderes hvordan ansatte fordeler seg gjennom uken, og om flere kan dele på de samme plassene.
Free seating, gruppebord og aktivitetsbaserte soner kan bidra til bedre utnyttelse. Samtidig må løsningene passe arbeidsoppgavene og behovene til de ansatte. Noen trenger ro og konsentrasjon, mens andre arbeider best i samarbeidssoner.
Test løsningene før dere bestemmer dere
I stedet for å gjøre store og permanente endringer med en gang, kan virksomheten gjennomføre testperioder. En avdeling kan for eksempel prøve free seating eller en ny bordplassering i en avgrenset periode.
Da kan dere undersøke
Se på bruksmønstre over tid
En enkelt måling gir bare et øyeblikksbilde. Kontorbruken kan variere på grunn av ukedager, sesong, møter, reiser og hjemmekontor. Derfor bør kapasiteten vurderes over en lengre periode.
Ved å måle bruken over tid kan BLDNG synliggjøre når og hvordan kontoret benyttes. Det gir et bedre grunnlag for å vurdere hvor mye areal virksomheten trenger, hvilke løsninger som bør testes, og hvordan lokalene kan tilpasses den faktisk hverdagen.
Å redusere kontorarealet kan gi store besparelser, men bare dersom kapasiteten fortsatt dekker behovene til de ansatte. Målet bør derfor ikke være å få plass til flest mulig på minst mulig areal, men å skape et kontor som fungerer godt, også på dagene med høyest belastning. Med målinger og testperioder kan dere ta beslutninger basert på faktisk bruk fremfor antakelser.