10 MIN LESETID
Da Telenor skulle selge sine lokaler på Fornebu var de opptatt av å se hvor store arealer de måtte leie tilbake fra huseier og også hvordan de kunne begynne tilpasningen av de tilbakeleide lokalene. De dypdykket dermed ned i en rekke innsamlet data og resultatene de fikk var tydelige.
– Det er nesten litt flaut å snakke om, for tallene var skremmende. Det var ikke noen steder i våre lokaler som hadde mer enn 50% belegg om vi kan kalle det det. På arbeidsstasjoner var vi nede i 28% – noe som er et veldig lavt tall, forteller Director of Real Estate and User Experience Karin E. Holme i Telenor.
– Da vi målte på møterom var det ingen som ble brukt mer enn 50%. Derfor så vi et veldig potensiale for endring. Vi vet at det kan være mange forklaringer på hvorfor slike møterom kan se fullbooket ut, men samtidig ser vi at det er mulighet for forbedringer.
Telenor gikk dermed i gang med en stor omveltning, og gikk fra å ha medarbeidere med arbeidsplass fordelt på 6 bygg til å leie tre av dem tilbake som rene kontorbygg. Veien til dette valget var dog lang, og de brukte flere måneder på blant annet å utføre intervjuer, ha fokusgrupper, spørreundersøkelser til alle medarbeidere og innhenting av sensordata. I tillegg kom selvfølgelig alt det kommersielle rundt en slik salgsprosess.
Holme påpeker at Telenors hovedprioritet var å gi de ansatte nok arbeidsrom og plass, uten å ha tomme lokaler. Dette synes lurt ut fra både arbeidsmiljø, bærekraft og kost.
Hun understreker også at sensorene ikke fungerte som overvåkning.
– Det har vært lange prosesser med tillitsvalgte for å få frem at det ikke er noen personovervåkning. GDPR er noe vi er veldig nøye på og BLDNG var med underveis for å kunne bekrefte og forklare hvordan sensorene fungerte.
– Sensorene registrerer kun bevegelse, varme, CO2 og lignende, tilføyer CCO i BLDNG, Steffan Thorvaldsen.
Fornebu Uplift
Etter datainnsamlingen startet Telenor det de kaller Fornebu Uplift, et prosjekt som handler om å optimalisere alle deres fellesområder. Også her baserte de endringene på dataene som var innhentet tidligere i prosessen.
– Noe av det folk sa var at det var siloer i Telenor, og at de ønsket flere møteplasser. Det var også ønske om mer energi og puls i lokalene våre. Medarbeidere ga tilbakemelding på at det både var vanskelig å konsentrere seg og vanskelig å samarbeide, til tross for at vi i utgangspunktet hadde altfor store lokaler, før vi samlokaliserte, forklarer Holme.
– Vi oppgraderte alle våre fellesarealer og tekniske møteromsløsninger, skapte «hjertesoner» med kaffe og snacks, en rekke møtehus, mange studieplasser og møteplasser i fellesområdene. Vi bygget også en studie/stillesone med nydelig utsikt.
Et sted for konsentrasjon og lange tanker. Tanken var å skape arbeidsplasser som harmonerer med moderne måte å jobbe på og også trekke folk til kontoret fordi det er et godt sted å være, samt forsøke å tilby noen løsninger på det folk tidligere hadde meldt inn som ønsker. Foreløpig har vi kun i begrenset omfang jobbet med de ulike arbeidssonene, men vi har hatt fokus på fellesarealer og teknologi.
Telenor og BLDNG har jobbet tett hele veien, og selv nå som de er ferdig med det initielle oppdraget fortsetter de samarbeidet. Holme sier at hun ser på teknologien som et svært nyttig verktøy for å ta avgjørelser for videreutvikling av arealene.
– Fornebu Uplift har blitt tatt godt imot, men vi fortsetter å monitorere hvor mye de forskjellige områdene blir brukt. Er det noen steder som ikke brukes ser vi nærmere på hva som kan være årsaken, og ser hvilke tiltak vi kan gjøre for å endre det.
Kan gjøre store besparelser
Teamet i BLDNG forteller at de alltid jobber tett med kundene sine for å finne ut nøyaktig hvilken data som skal innhentes, og hva kundene ønsker å oppnå med målingene.
– Når man tar målinger må man vite hvorfor man gjør det. Hva skal denne dataen brukes til. Der kan bldng hjelpe og deretter forklare hvordan det måles og få hjelp til å analysere den dataen man får. Kunden må være med de innledende rundene, sier Magne Gabrielsen som jobber som Chief Product Officer.
Resultatene fra målingene kan hjelpe kunden med å redusere avgjørelser basert på synsing og magefølelse.
– Mennesker er vanedyr. Er favorittrommet deres opptatt tenker man fort at alt er fullt, men det er ikke nødvendigvis fullt i andre etasjer, mener Gabrielsen.
Teamet påpeker også at det gjelder for bedrifter å være proaktive fremfor reaktive for de utfordringene som stadig oppstår i samfunnet i dag.
– Strømpriser tar livet av bedrifter sånn det er i dag. Da er det desto viktigere å gjøre smarte endringer i et bygg basert på fakta, som kan forsvares på flere punkter som: strømpriser påvirker kostnad og dermed bunnlinja, i tillegg er storytelling rundt bærekraftaspektet med på appellere til de ansatte og skape entusiasme mot hårete beslutninger. Man må tørre å være den lederen som tar det valget om å for eksempel lukke deler av et bygg, når man bruker innsikt og ser at enkelte dager/uker er belegget ned mot 10/20%,
Tenk på hvilken effekt det kan ha på energiforbruk, optimalisert renhold og vedlikehold – da begynner man å snakke effektiv bruk av innsikt for å ta smarte valg rundt driften, og ikke minst redusert klimaavtrykk, og penere bunnlinje.
Andre eksempler på samfunnsmessig og bedriftenes gevinst er blant annet behovet for antall nybygg, mindre arealer for ren- og vedlikehold og matsvinn.
– Vet man også når det er flest folk på kontoret kan man også påvirke matsvinn i kantinene. Ser man at noen dager er man nærmere 3000 mennesker på jobb, mens hver onsdag og fredag, er det bare drøyt 500 her så kan kantinene planlegge bedre, mener Thorvaldsen.
Holme tilføyer at selv om man kan samle inn massevis av data er det alltid viktig å tenke på helheten.
– Alle arbeidsplasser er forskjellige, og det er viktig å bevare arbeidskulturen. Heldigvis er BLDNG flinke til å sortere ut hva som er «nice to know», og hva som er «need to know».
Hele artikkelen leser du på Finansavisen.no her.